Turinys:
Dokumentų tvarkymas ne tik padės išlaikyti svarbius failus, bet ir juos apsaugoti, jei jie bus tinkamai saugomi. Niekas nemėgsta šifruoti per dokumentus, mesti popierių, nes jūs negalite rasti tokio svarbaus banko pareiškimo. Organizuodami ir failuodami dokumentus, surasti svarbius failus greitai ir lengvai.
Žingsnis
Apskaičiuokite reikiamų failų aplankų, rišiklių ir skirtukų skirstytuvų skaičių. Tai priklauso nuo to, kiek skirtingų kategorijų turite. Geriausia pirkti šias prekes po to, kai sukūrėte rinkmenų kategorijas, kad tiksliai žinotumėte, kiek aplankų reikia.
Žingsnis
Nurodykite grindų plotą arba didelį stalą, kad galėtumėte surinkti visus savo dokumentus. Dokumentų organizavimas yra procesas, todėl jūs norite pažymėti sritį, kurioje galite surūšiuoti savo rūšiuotų dokumentų krūvius ir palikti juos rūšiuoti, jei nesibaigsite iš karto. Priklausomai nuo turimų dokumentų kiekio, tai gali užtrukti visą savaitgalį arba dar geriau, praleisti bent 10–30 minučių per dieną, kad galėtumėte tvarkyti ir pateikti dokumentus.
Žingsnis
Organizuokite savo dokumentus į polius, suskirstytus į pavadinimų kategorijas. Pavyzdžiui, vandens sąskaitos vienoje krūvoje ir banko išrašai kitoje (atskiri poliai kiekvienam bankui).
Žingsnis
Sudarykite skirtingų pavadinimų kategorijų (įmonių ar dokumentų pavadinimų) sąrašą, kai jūs įdėjote visus savo dokumentus į atskiras polias. Pavyzdžiui: Amerikos bankas, vandens sąskaita, automobilių paskola, valstybinis ūkio draudimas, AAA, studentų paskolos ir kt. Jei visi jūsų dokumentai yra laikomi registravimo spintoje abėcėlės tvarka, tai padės jums lengviau rasti dokumentus.
Žingsnis
Kiekvieną kategorijų pavadinimą įrašykite failų aplanko skirtuke arba atskirame popieriuje su skirtukais, kuriuos atskiriate, tada įdėkite į kabančio failo aplanko skirtuką.
Žingsnis
Įdėkite visus failų aplankus į laikymo spintelę abėcėlės tvarka. Pradėkite paduoti savo dokumentų polius. Pateikdami dokumentus į savo tinkamus aplankus, tvarkykite dokumentus chronologine tvarka su naujausiais. Patikrinkite valstybės ir federalinius įstatymus, kai reikia išsiaiškinti, kiek laiko turėtumėte laikyti tam tikrus svarbius dokumentus. Kai kurie dokumentai, pvz., IRA įnašai, turi būti nuolat saugomi.
Žingsnis
Laikykitės svarbių dokumentų atsarginės kopijos arba, jei norite, kad metų dokumentai būtų prieinami (pvz., Mokesčių tikslais), pateikdami privalomąsias rinkmenas, kad galėtumėte kopijuoti savo dokumentus. Priklausomai nuo dokumentų kiekio atskirkite savo dokumentus į kategorijas, pvz., banko dokumentus, sąskaitas ir investicijas. Nepamirškite pažymėti skirtukų skirstytuvų taip, kad viskas jūsų rišiklyje būtų lengvai pasiekiama. Įdėkite privalomų kategorijų sąrašus savo rišiklio priekyje. Taip pat galite nuskaityti visus svarbius dokumentus ir saugoti elektronines kopijas.